In de praktijk van alledag kunnen er op iedere locatie zaken misgaan of fout lopen. Dit kan gevoelens van ongenoegen oproepen, een behoefte aanwakkeren om hierover een melding te doen of een formele klacht in te dienen.
Veruit de meeste ongenoegens over de dagelijkse gang van zaken in de school zullen in onderling overleg tussen ouders, leerlingen, personeel en schoolleiding kunnen worden afgehandeld. Waar mogelijk gaan partijen eerst zelf met elkaar in overleg bij ontevredenheid over elkaars functioneren.
Als dat niet mogelijk is (gelet op de aard van het ongenoegen of klacht), of als de afhandeling niet naar tevredenheid heeft plaatsgevonden, kan een formele klacht worden ingediend. Interne en de externe vertrouwenspersonen kunnen in dit proces ondersteunen. In de Klachtenregeling is o.a. te lezen welke procedure gevolgd wordt voor het indienen van een klacht, en wie daarin welke rol heeft.